Modernize sua intranet com chatbot

Não há dúvidas que existe um grande potencial para as empresas fazerem suas atividades de forma mais eficiente. O movimento de mudança de sistemas baseados em papel para sistemas online levou algum tempo para acontecer, particularmente nas intranets. Os chatbots podem melhorar ainda mais esse ambiente.

Criar bots para tarefas individuais é uma coisa, mas eles podem realmente melhorar sua intranet?

Definindo a intranet

Primeiro, vamos definir uma intranet nesse contexto. São cerca de cinco funcionalidades principais:

• Encontrar conteúdos e informações internas;

• Encontrar pessoas e especialistas;

• Facilitar a leitura, publicação e distribuição de conteúdo e notícias internas;

• Promover a colaboração entre equipes e as várias áreas;

• Oferecer acesso a políticas, procedimentos e normas para fluxos de trabalho e ferramentas.

Para alguns desses itens, é fácil imaginar um chatbot atingindo os objetivos e fazendo um trabalho muito bom.

É muito fácil ver um chatbot, por exemplo, distribuindo comunicações internas. As aplicações de mensagens podem lidar com a colaboração e, como discutido, os chatbots estão bem desenvolvidos para lidar com os fluxos de trabalho. Mas, um tema que foi pouco abordado e sobre o qual eu quero falar, é um pilar fundamental da intranet: o conteúdo interno.

Um chatbot para conteúdo

As pessoas não querem milagres, eles só querem encontrar a informação que desejam rapidamente. A grande questão é como um chatbot pode se encaixar em uma das principais funções da intranet, a Biblioteca de Conhecimento. Poderia um chatbot ser realmente uma maneira útil de apresentar esse tipo de informação, ou é apenas um motor de busca melhorado?

Uma intranet normalmente tem a funcionalidade de encontrar conteúdo que as pessoas precisam para fazer seus trabalhos, de forma rápida e eficiente. Um chatbot pode navegar rapidamente e de forma eficiente em bibliotecas de conhecimentos que contêm milhares de artigos sobre uma variedade de assuntos.

Por exemplo, digamos que a Patrícia Gomes da contabilidade quer encontrar as políticas de RH e financeiras da empresa em 2008. Sem um chatbot, ela teria que navegar por todos os tipos de dados irrelevantes antes que pudesse obter o que ela precisava. Esta experiência de usuário longa e tediosa, vai desencorajá-la a usar a intranet no futuro.

Um chatbot atua como a voz de uma intranet e fornece à intranet, uma persona. Patrícia pode simplesmente perguntar ao chatbot: “Quais foram as políticas de RH e financeiras da empresa em 2008?” e obter um relatório detalhado de todas as políticas em alguns segundos.

Mais vantagens

Chatbots são rápidos em responder consultas de usuários e também para sugerir dados disponíveis adicionais de vários processos.

Considere este cenário: Patrícia obteve todas as políticas de RH e financeiras do chatbot e agora precisa de uma lista de projetos atuais do departamento de marketing.

Depois de apresentar a lista, o chatbot pode até sugerir que ela examine todas as pessoas que trabalham em diferentes projetos ou detalhes dos projetos e outras informações correlatas (de acordo com a disponibilidade desses dados na intranet).

Atualização fácil com automação

Em um dia de trabalho típico, para atualizar a intranet com conteúdo novo os responsáveis por essas tarefas levam de 3 a 4 horas. Um chatbot permite a automação do processo de atualização, reduzindo o tempo necessário para apenas 30 minutos e melhorando a produtividade do trabalho das pessoas que atualizam.

Ao ligar o chatbot à biblioteca, você está tornando esse conteúdo mais fácil de acessar diretamente de cada aplicativo. O chatbot complementa, não substitui, a intranet. É um facilitador de pesquisa inteligente, que usa linguagem natural para desenvolver suas interações.

Acesso mais rápido e compartilhamento de dados

Foi levantado em um estudo que 90% das mensagens de texto são lidas dentro de três minutos após a entrega. Ao contrário das notificações tradicionais, que normalmente são ignoradas pelos usuários, as mensagens de um chatbot têm maiores chances de serem vistas e respondidas também. Além disso, não é necessário fazer o login para usar um chatbot.

Os chatbots podem ampliar o alcance de uma intranet atuando também em aplicativos de mensagens populares como o Messenger, Skype for Business, Telegram, etc.

Por fim, em alguns casos, os chatbots nem precisam de dados móveis para funcionar. Se os chatbots estiverem integrados a serviços de SMS, os usuários nem precisam de internet para se comunicar com o chatbot.

Conclusão

A integração de um chatbot em uma intranet aumenta a produtividade e a eficiência do trabalho dos funcionários. A interface conversacional de um chatbot incentiva os colaboradores a usar mais a intranet, aumentando suas taxas de adoção. Os recursos de push e pull de um chatbot combinados com sua excelente experiência de usuário aumentam a usabilidade global de uma intranet.

Além disso, o custo de implantação e aprendizado de um chatbot é relativamente baixo, se comparado com muitas outras iniciativas e os benefícios potenciais são significativos.

Estamos à sua disposição para desenvolver uma estratégia, um planejamento e uma implementação adequados, com o melhor retorno sobre o investimento.

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